PDF được thiết kế như một định dạng cuối cùng: bản ghi chính xác về cách các trang cần hiển thị, chứ không phải tài liệu để viết lại. Vì vậy chỉnh sửa PDF cho cảm giác khác với sửa file Word. Bạn có thể thay đổi khá nhiều thứ, nhưng văn bản không tự dàn lại như trong phần mềm soạn thảo, và phông chữ không phải lúc nào cũng chịu hợp tác.
Chỉnh sửa PDF trong TokPDF có hai chế độ cho hai loại việc. Direct Content Edit thay đổi thứ thực sự có trên trang: văn bản, hình ảnh và hình khối. Classic Annotator thêm một lớp phía trên: đánh dấu, bình luận, hình khối và nét vẽ. Cả hai chạy trong trình duyệt của bạn nên tài liệu không bị tải lên.
Dùng thử ngay
Mở công cụ ngay trong trình duyệt của bạn. Không cần đăng ký.
Chọn đúng chế độ trước khi thêm file
Công tắc chế độ nằm phía trên khu vực tải lên, vì vậy hãy chọn trước khi thả file vào. Nguyên tắc chung: nếu người nhận file nên thấy nội dung đã sửa như thể nó vốn như vậy, hãy dùng Direct Content Edit. Nếu họ nên thấy nhận xét của bạn về nội dung, hãy dùng Classic Annotator.
- Direct Content Edit: sửa lỗi chính tả, cập nhật giá hoặc ngày, thay logo, thêm đoạn văn, tìm và thay một tên trong toàn bộ tài liệu.
- Classic Annotator: tô sáng đoạn văn, gạch chân hoặc gạch ngang chữ, thêm ghi chú dán, mũi tên, khung và nét vẽ tay khi xem xét hoặc đánh dấu.
Sửa văn bản và hình ảnh có sẵn
Direct Content Edit dùng một công cụ PDF được biên dịch sang WebAssembly, cùng họ công nghệ với phần mềm PDF trên máy tính, chạy hoàn toàn trong thẻ trình duyệt.
Chọn Direct Content Edit, rồi thêm file PDF. Nếu file có mật khẩu, bạn sẽ được yêu cầu nhập.
Bấm Edit All để cho phép chỉnh sửa nội dung có sẵn. Bạn có thể thu hẹp phạm vi vào văn bản, hình ảnh hoặc hình khối nếu trang quá dày đặc và bạn cứ chọn nhầm.
Bấm vào một khối văn bản và gõ. Dùng các nút định dạng cho chữ đậm, nghiêng, gạch chân, căn lề và phông chữ. Dùng Add Text để thêm hộp văn bản mới.
Chọn một hình ảnh để thay thế mà vẫn giữ vị trí và kích thước, hoặc để lật hay xoay. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh mới.
Dùng Find & replace để đổi một từ hoặc tên ở mọi nơi trong tài liệu.
Bấm Export (hoặc nhấn Cmd+S / Ctrl+S) để tải về bản đã chỉnh sửa. Tên file được thêm “(edited)”, và file gốc của bạn không bị động đến.
Vì sao chỉnh sửa văn bản PDF đôi khi gặp trục trặc
Có ba giới hạn xuất phát từ chính định dạng PDF, và công cụ chỉnh sửa nào cũng gặp ở dạng này hay dạng khác:
- Không có đoạn văn thật. PDF lưu các dòng chữ đã được định vị. Thêm một câu sẽ không đẩy phần còn lại của trang xuống hay chuyển chữ sang trang kế tiếp. Với phần viết lại dài hơn một hai câu, thường nhanh hơn nếu sửa tài liệu gốc hoặc chuyển PDF sang Word.
- Phông chữ thường không đầy đủ. Để file nhỏ, PDF thường chỉ nhúng những ký tự tài liệu đã dùng. Nếu bạn gõ một chữ cái chưa từng có trong bản gốc, công cụ phải thay bằng phông khác và thay đổi có thể nhìn thấy. Danh sách phông chữ có các phông Latin thông dụng và vài phông tiếng Trung vì lý do này.
- Bản scan không có văn bản. Trên trang scan, chữ là một phần của bức ảnh. Hãy chạy OCR PDF trước để xem có thể nhận dạng được gì, hoặc che vùng đó và thêm chữ mới, chấp nhận rằng điểm ảnh gốc vẫn nằm bên dưới.
Chú thích: đánh dấu, ghi chú và nét vẽ
Classic Annotator mở PDF trong một trình xem với thanh công cụ đánh dấu: tô sáng, gạch chân và gạch ngang cho chữ, hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên và hình đám mây, ghi chú dán, văn bản tự do, nét vẽ tay và con dấu. Các chú thích được lưu thành chú thích PDF chuẩn, nên Acrobat, Preview, Edge và hầu hết trình đọc khác đều hiển thị được, và người nhận thường có thể trả lời hoặc xóa chúng.
Chế độ này cũng có chức năng thay văn bản. Nó xóa chữ gốc trong vùng đó và viết chữ mới của bạn bằng phông gốc nếu phông đó dùng lại được, hoặc bằng phông chuẩn nếu không. TokPDF cảnh báo khi phải chuyển sang phông khác, hoặc khi chữ mới dài hơn chỗ trống mà nó thay thế, để bạn kiểm tra kết quả trước khi tải về.
Những việc cần công cụ khác
Một số yêu cầu nghe như chỉnh sửa nhưng cần công cụ chuyên dụng mới làm đúng:
- Che thông tin nhạy cảm. Vẽ ô đen hoặc phủ hình chữ nhật trắng lên chữ chỉ che về mặt hình ảnh, còn chữ thường vẫn nằm trong file và có thể sao chép ra. Hãy dùng Che thông tin PDF, công cụ biến từng trang bạn che thành ảnh để chữ bị ẩn thật sự biến mất. Đổi lại, chữ trên các trang đó không thể chọn hay tìm kiếm được nữa.
- Điền biểu mẫu. Nếu PDF có trường biểu mẫu, Điền biểu mẫu nhanh hơn và giữ các trường hợp lệ.
- Ký tên. Dùng Ký PDF; xem cách ký file PDF để biết khác biệt giữa chữ ký hiển thị và chữ ký số.
- Di chuyển, xóa hoặc xoay trang. Dùng Tổ chức PDF hoặc Xoay PDF thay vì trình chỉnh sửa.
- Thêm số trang hoặc hình mờ vào mọi trang. Số trang và Thêm hình mờ làm việc này trong một lượt.
PDF đã ký và PDF lưu trữ
Nếu PDF có chữ ký số, mọi chỉnh sửa đều làm chữ ký đó mất hiệu lực. Direct Content Edit sẽ cảnh báo bạn và lưu thay đổi dưới dạng một bản sửa đổi nối thêm, nên phiên bản được ký ban đầu vẫn kiểm chứng được bên trong file, nhưng trình đọc sẽ báo tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký. Nếu cần một tài liệu đã ký có chỉnh sửa, hãy sửa trước rồi nhờ ký lại.
File PDF/A, dùng để lưu trữ lâu dài, cũng kích hoạt cảnh báo: chỉnh sửa có thể khiến file không còn tuân thủ chuẩn PDF/A. Nếu sự tuân thủ này quan trọng, hãy chạy file đã sửa qua PDF sang PDF/A sau đó.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể sửa chữ trong mọi file PDF không?
Vì sao chữ tôi vừa sửa trông khác?
Chỉnh sửa có miễn phí và riêng tư không?
Người khác có xóa được phần tô sáng và bình luận của tôi không?
Phủ ô trắng lên chữ có xóa được chữ không?
Dùng thử ngay
Mở công cụ ngay trong trình duyệt của bạn. Không cần đăng ký.