“Hãy ký file PDF này” có thể mang hai nghĩa rất khác nhau. Phần lớn thời gian nó có nghĩa là đặt chữ ký của bạn lên trang, tương đương điện tử của bút trên giấy. Đôi khi, thường trong công việc kinh doanh, hành chính hoặc lĩnh vực có quy định, nó có nghĩa là chữ ký số: một con dấu mật mã tạo bằng chứng thư, chứng minh ai đã ký và cho biết file có bị thay đổi sau đó hay không.
TokPDF có công cụ cho từng loại. Bài viết này giải thích cách dùng cả hai, mỗi loại thực sự chứng minh điều gì và những điểm pháp lý chung đáng biết. Đây là hướng dẫn thực tế, không phải tư vấn pháp lý.
Bạn cần loại chữ ký nào?
Nếu ai đó gửi bạn hợp đồng thuê nhà, thư mời nhận việc hoặc giấy cho phép và nhờ bạn ký rồi gửi lại, chữ ký hiển thị gần như luôn là thứ họ mong đợi. Nếu một cổng thông tin, hồ sơ dự thầu hay hệ thống hóa đơn điện tử yêu cầu chữ ký tạo bằng chứng thư, hoặc nhắc đến PAdES, PKCS#7 hay chữ ký đủ điều kiện (qualified), bạn cần chữ ký số cùng chứng thư phù hợp.
| Chữ ký hiển thị (Ký PDF) | Chữ ký số (Chữ ký số PDF) | |
|---|---|---|
| Bạn thêm gì | Chữ ký vẽ tay, gõ hoặc hình ảnh lên trang | Chữ ký mật mã dùng chứng thư của bạn, tùy chọn kèm con dấu hiển thị |
| Chứng minh điều gì | Rằng có người đặt dấu này; riêng nó thì rất ít | Chứng thư nào đã ký và file có bị thay đổi sau khi ký hay không |
| Bạn cần gì | Không cần gì | Một file chứng thư (.pfx, .p12 hoặc .pem) và mật khẩu của nó |
| Thường dùng cho | Biểu mẫu hằng ngày, thư từ, hợp đồng đơn giản | Hồ sơ chính thức, hợp đồng B2B, tài liệu phải lộ rõ dấu hiệu bị can thiệp |
Thêm chữ ký vẽ tay, gõ hoặc hình ảnh
Ký PDF mở tài liệu của bạn trong một trình xem có công cụ ký. Công cụ hoạt động trong trình duyệt, và cả tài liệu lẫn chữ ký của bạn đều không bị tải lên.
Mở Ký PDF và thêm tài liệu của bạn.
Bấm nút chữ ký trên thanh công cụ và tạo chữ ký. Type tên bạn rồi chọn một trong vài phông kiểu chữ viết tay và một màu; Draw bằng chuột, bàn di chuột hoặc ngón tay, với độ dày nét điều chỉnh được; hoặc dùng Image để thêm ảnh chữ ký thật của bạn.
Bấm vào vị trí trên trang cần đặt chữ ký, rồi kéo các góc để đổi kích thước. Thêm bao nhiêu chữ ký hoặc chữ viết tắt tùy ý, ở bất kỳ trang nào.
Bấm Save Signed PDF để tải về bản đã ký.
Dùng lại chữ ký
Đánh dấu tùy chọn lưu sẽ lưu chữ ký trong trình xem cho lần sau, tối đa năm chữ ký. Signature library lưu thêm tối đa 20 chữ ký và cho phép bạn tải một chữ ký về dạng PNG hoặc sao chép vào clipboard. Cả hai đều được lưu trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt chỉ trên thiết bị này. Chúng không đồng bộ sang thiết bị khác, và xóa dữ liệu trang web của trình duyệt sẽ xóa chúng. Trên máy tính dùng chung hoặc công cộng, hãy xóa các chữ ký đã lưu trước khi rời đi.
Chữ ký hiển thị không làm được gì
Chữ ký hiển thị được lưu thành chú thích chữ ký: một hình vẽ vector đặt phía trên trang. Nó không được hợp nhất vào nội dung trang. Điều này có hai hệ quả. Ai có trình chỉnh sửa hỗ trợ chú thích đều có thể di chuyển hoặc xóa nó, và không có gì trong file ghi lại ai đã thêm nó hay vào lúc nào.
Với phần lớn giấy tờ thường ngày thì như vậy là ổn, vì bằng chứng bạn đồng ý là chuỗi email và tài liệu đã gửi lại, chứ không phải các điểm ảnh. Nếu muốn cố định chữ ký vào trang để không thể kéo đi chỗ khác, hãy in file PDF đã ký ra một PDF mới bằng máy in “Save as PDF” của hệ thống. Nếu cần bằng chứng tài liệu không bị sửa đổi, hãy dùng chữ ký số.
Ký bằng chứng thư số
Chữ ký số PDF ký PDF bằng chứng thư bạn đã có. Chứng thư đến từ cơ quan bạn làm việc, chương trình định danh quốc gia hoặc một tổ chức cấp chứng thư thương mại, thường là file .pfx hoặc .p12 được bảo vệ bằng mật khẩu. File .pem cũng dùng được nếu chứa cả chứng thư lẫn khóa riêng. TokPDF không thể cấp chứng thư.
Chữ ký dùng định dạng adbe.pkcs7.detached được hỗ trợ rộng rãi với SHA-256. File PDF và khóa riêng của bạn vẫn ở trong trình duyệt. Yêu cầu mạng duy nhất mà công cụ có thể thực hiện là tải chứng thư của bên cấp chứng thư từ địa chỉ ghi bên trong chứng thư của bạn, để dựng chuỗi tin cậy; yêu cầu đó không chứa tài liệu hay khóa.
Mở Chữ ký số PDF, thêm file PDF, rồi thêm file chứng thư và nhập mật khẩu của nó. TokPDF hiển thị chủ sở hữu chứng thư và ngày hiệu lực, và cảnh báo nếu chứng thư đã hết hạn.
Có thể điền Reason, Location và Contact Info. Chúng được lưu trong chữ ký và hiển thị bởi các trình đọc PDF.
Đánh dấu Add visible signature nếu bạn muốn có con dấu trên trang. Vị trí và kích thước tính bằng điểm PDF, với X và Y đo từ góc trên bên trái của trang; một trang A4 khoảng 595 × 842 điểm, nên giá trị Y mặc định 700 đặt con dấu gần phía dưới. Chúng tôi khuyên đặt con dấu hiển thị ở trang đầu tiên.
Ký và tải về. Mở kết quả bằng Adobe Acrobat Reader và kiểm tra bảng chữ ký.
Giới hạn của chữ ký số trong TokPDF
- Không có dấu thời gian tin cậy. Thời điểm ký lấy từ đồng hồ máy tính của bạn, không phải từ tổ chức cấp dấu thời gian. Quy trình yêu cầu máy chủ dấu thời gian hoặc dữ liệu xác thực dài hạn (LTV) cần một sản phẩm ký chuyên dụng.
- Không phải PAdES. Một số hệ thống chính phủ điện tử của EU yêu cầu định dạng PAdES (ETSI.CAdES.detached). Hãy kiểm tra yêu cầu trước khi dựa vào TokPDF cho các trường hợp đó.
- Độ tin cậy phụ thuộc vào chứng thư. Chứng thư tự ký hoặc nội bộ doanh nghiệp sẽ hiển thị là “validity unknown” trong Acrobat cho đến khi người nhận tin tưởng nó.
- Ký sau cùng. Mọi thay đổi sau khi ký, kể cả thêm chữ ký hiển thị hay điền một trường biểu mẫu, đều làm hỏng chữ ký số. Hãy hoàn tất mọi chỉnh sửa khác trước.
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
Ở nhiều quốc gia là có, với phần lớn hợp đồng thông thường. Hoa Kỳ công nhận chữ ký điện tử theo đạo luật ESIGN của liên bang và UETA cấp tiểu bang. Quy định eIDAS của EU định nghĩa ba cấp: chữ ký điện tử đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện (qualified). Chỉ chữ ký đủ điều kiện mới tự động được coi ngang với chữ ký tay trên toàn EU, và nó đòi hỏi chứng thư đủ điều kiện cùng thiết bị ký mà TokPDF không cung cấp.
Hệ thống nào cũng có ngoại lệ. Di chúc, một số giấy tờ về bất động sản và hôn nhân gia đình, cùng mọi thứ cần công chứng viên hoặc người làm chứng thường đòi hỏi chữ ký tay hoặc quy trình riêng. Giá trị hiệu lực cũng phụ thuộc vào việc chứng minh được ai đã ký và họ có ý định ký. Khi rủi ro cao, hãy hỏi bên kia họ chấp nhận loại chữ ký nào, hoặc tham khảo luật sư tại nơi bạn sinh sống.