Gộp file là tác vụ PDF được dùng nhiều nhất và thường diễn ra suôn sẻ. Khi có sự cố, nguyên nhân gần như luôn là một trong ba điều: file sai thứ tự, cấu trúc điều hướng biến mất, hoặc một bức ảnh bị thu nhỏ bằng con tem giữa trang.
Bài viết này hướng dẫn dùng Hợp nhất PDF trong TokPDF, giải thích chính xác điều gì xảy ra với dấu trang và hình ảnh, đồng thời nêu hai trường hợp đặc biệt: xen kẽ các bản quét hai mặt và sắp xếp lại từng trang. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn nên file không bị tải lên.
Dùng thử ngay
Mở công cụ ngay trong trình duyệt của bạn. Không cần đăng ký.
Gộp file trong năm bước
Mở Hợp nhất PDF và thêm ít nhất hai file. Bạn có thể thêm tối đa 100 file mỗi lần, và tiếp tục thêm trước khi gộp.
Sắp xếp thứ tự các file. Kéo một dòng để di chuyển (dùng chuột có thể nắm ở bất kỳ đâu trên dòng; trên màn hình cảm ứng hãy dùng biểu tượng tay nắm), hoặc dùng mũi tên lên xuống trên màn hình lớn hơn.
Để bật Preserve bookmarks nếu bạn muốn mỗi file có một dấu trang trong kết quả. Phần tiếp theo giải thích tùy chọn này làm và không làm những gì.
Bấm gộp. Tài liệu Office được chuyển đổi trước, nên gộp cùng file Word hoặc Excel sẽ lâu hơn so với chỉ gộp PDF.
Tải kết quả về, có tên merged.pdf, và đổi sang một cái tên có ý nghĩa trước khi chia sẻ.
Sắp đúng thứ tự
Các file xuất hiện trong danh sách theo thứ tự bạn chọn. Phần lớn hộp thoại chọn file thêm file theo thứ tự hiển thị, thường là thứ tự bảng chữ cái, nhưng điều này không được đảm bảo trên mọi hệ điều hành. TokPDF không có nút sắp xếp theo tên, vì vậy hãy kiểm tra danh sách trước khi gộp.
Nếu bạn thường xuyên gộp cùng một loại hồ sơ, chẳng hạn hóa đơn để thanh toán chi phí, hãy đánh số đầu tên file: 01-cover.pdf, 02-invoice-march.pdf, v.v. Khi đó chúng sắp xếp có thể dự đoán được ở mọi nơi, và tên file cũng trở thành tiêu đề dấu trang gọn gàng.
Danh sách này sắp xếp theo từng file. Để di chuyển từng trang, hãy gộp trước rồi mở kết quả trong Tổ chức PDF, nơi bạn có thể kéo ảnh thu nhỏ của trang, nhân đôi trang và xóa những trang không cần.
Điều gì xảy ra với dấu trang
Khi bật Preserve bookmarks (create bookmark for each file), tức là mặc định, TokPDF thêm một dấu trang cho mỗi file đầu vào. Mỗi dấu trang mang tên file và nhảy tới trang đầu của file đó. Với một bộ tài liệu riêng lẻ, đây chính là điều người đọc cần: một danh sách ở thanh bên để bấm qua lại.
Điều nó không làm là sao chép các dấu trang đã có sẵn bên trong PDF nguồn. Nếu bạn gộp ba báo cáo, mỗi báo cáo có mục lục chương chi tiết, kết quả sẽ chỉ có ba dấu trang cấp cao nhất, không có các chương. Đây là hạn chế đáng biết trước khi gộp những tài liệu dài, có cấu trúc.
Nếu cần đề cương sâu hơn, hãy thêm hoặc chỉnh dấu trang sau đó bằng công cụ Chỉnh sửa đánh dấu trang, hoặc tạo từ các tiêu đề của tài liệu bằng Tự động tạo mục lục.
Trộn hình ảnh, văn bản và file Office
Hợp nhất PDF nhận nhiều hơn PDF: ảnh JPG, PNG, WebP, BMP và SVG; văn bản TXT và Markdown; file Word, Excel và PowerPoint, gồm cả các định dạng OpenDocument, RTF và CSV. File không phải PDF được chuyển đổi ngay trên thiết bị của bạn, rồi kết quả được gộp theo thứ tự bạn đã đặt.
Ảnh được đặt trên trang A4 với lề nửa inch. Trang xoay ngang cho ảnh rộng, và mỗi ảnh được căn giữa, thu nhỏ vừa khung nhưng không bao giờ phóng to. Vì vậy một ảnh chụp màn hình rộng 600 điểm ảnh sẽ nằm nhỏ giữa trang. Ảnh JPG và PNG được nhúng mà không nén lại, nên chất lượng không đổi.
Nếu cần bố cục khác, như trang khổ Letter, không có lề hoặc trang khớp đúng kích thước ảnh, hãy chuyển ảnh trước bằng Hình ảnh sang PDF, công cụ có các thiết lập khổ giấy, hướng trang và lề, rồi gộp file PDF thu được.
- File văn bản được dàn trang với cỡ chữ 11 điểm trên trang A4. Tạm ổn cho nhật ký và ghi chú, không phù hợp với thứ cần định dạng.
- Tài liệu Office được chuyển đổi bằng LibreOffice chạy trong trình duyệt. Lần chuyển đổi đầu tiên sẽ tải công cụ này, khá nặng, nên hãy chuẩn bị chờ nếu kết nối chậm. Mỗi file Office có thể lên tới 50 MB.
- Phông chữ mà bộ chuyển đổi không có sẽ bị thay thế, nên file Word dùng phông chữ lạ có thể bị xô lệch bố cục. Khi bố cục quan trọng, hãy tự xuất ra PDF từ Word rồi gộp file PDF đó.
Bản quét hai mặt: xen kẽ thay vì gộp thường
Máy quét không hỗ trợ quét hai mặt cho bạn hai file: toàn bộ mặt trước, rồi toàn bộ mặt sau, thường theo thứ tự ngược vì bạn lật cả xấp giấy. Gộp thông thường sẽ nối chúng nối tiếp nhau, và như vậy là sai.
Hợp nhất xen kẽ lấy trang 1 của file đầu, rồi trang 1 của file thứ hai, tiếp theo trang 2 của mỗi file, và cứ thế. Hãy đánh dấu Reverse second document khi mặt sau được quét từ trang cuối trở lên. Tùy chọn này chỉ đảo ngược file thứ hai, nên hãy thêm các mặt trước trước.
Những điều cần kiểm tra trước khi gửi file đã gộp
- Biểu mẫu. Các trường điền được từ các file nguồn khác nhau có thể hoạt động không ổn định sau khi gộp. Hãy điền biểu mẫu trước, rồi dùng Làm phẳng PDF để cố định câu trả lời trước khi gộp.
- Liên kết nội bộ. Mục lục bấm được trong một file nguồn có thể không còn trỏ đúng trang. Liên kết web bên ngoài không bị ảnh hưởng.
- Khổ trang hỗn hợp. Trang A4 và US Letter, hoặc slide ngang đặt cạnh báo cáo dọc, vẫn gộp được nhưng khi in sẽ không đồng nhất. Khắc phục kích thước trang có thể làm chúng đồng đều.
- File đầu vào có mật khẩu. TokPDF hỏi từng mật khẩu khi bạn thêm file. Kết quả đã gộp không có mật khẩu; hãy thêm bằng Mã hóa PDF nếu cần.
- Dung lượng file. Gộp file sẽ cộng dồn dung lượng. Nếu kết quả quá lớn để gửi email, hãy xem cách nén file PDF.
Câu hỏi thường gặp
Có thể gộp bao nhiêu file cùng lúc?
Dấu trang gốc của tôi có được giữ lại không?
Tôi có thể chỉ gộp một số trang của một file không?
Gộp file có làm giảm chất lượng hình ảnh không?
File của tôi có bị tải lên máy chủ không?
Dùng thử ngay
Mở công cụ ngay trong trình duyệt của bạn. Không cần đăng ký.