PDF unterschreiben: Gezeichnete, getippte und digitale Signaturen erklärt

Hat dir jemand einen Mietvertrag, ein Jobangebot oder eine Einverständniserklärung geschickt und dich gebeten, sie zu unterschreiben und zurückzusenden, erwartet er fast immer eine sichtbare Unterschrift. Verlangt ein Portal, eine Ausschreibung oder ein E-Rechnungssystem eine mit einem Zertifikat erzeugte Signatur oder nennt es PAdES, PKCS#7 oder eine qualifizierte Signatur, brauchst du eine digitale Signatur und das passende Zertifikat.

PDF unterschreiben öffnet dein Dokument in einem Viewer mit Signaturwerkzeug. Es arbeitet in deinem Browser, weder das Dokument noch deine Unterschrift werden hochgeladen.

Mit dem Speichern-Haken legst du eine Signatur für das nächste Mal im Viewer ab, bis zu fünf. Die Signaturbibliothek fasst bis zu 20 weitere und lässt dich eine als PNG herunterladen oder in die Zwischenablage kopieren. Beide werden nur im lokalen Speicher deines Browsers auf diesem Gerät abgelegt. Sie werden nicht mit anderen Geräten synchronisiert, und wenn du die Websitedaten deines Browsers löschst, sind sie weg. Lösche auf einem gemeinsam genutzten oder öffentlichen Computer deine gespeicherten Signaturen, bevor du gehst.

Eine sichtbare Signatur wird als Signatur-Anmerkung gespeichert: eine Vektorzeichnung, die über der Seite liegt. Sie ist nicht in den Seiteninhalt eingebunden. Das hat zwei Folgen. Jeder mit einem Editor, der Anmerkungen unterstützt, könnte sie verschieben oder löschen, und nichts in der Datei hält fest, wer sie wann hinzugefügt hat.

Für die meisten alltäglichen Unterlagen ist das in Ordnung, denn der Beleg dafür, dass du zugestimmt hast, ist der E-Mail-Verkehr und das zurückgesandte Dokument, nicht die Pixel. Willst du die Unterschrift fest in die Seite einbinden, sodass sie sich nicht verschieben lässt, drucke das signierte PDF mit dem „Als PDF speichern“-Drucker deines Systems in ein neues PDF. Brauchst du einen Nachweis, dass das Dokument nicht verändert wurde, nutze stattdessen eine digitale Signatur.

Digitale Signatur signiert ein PDF mit einem Zertifikat, das du bereits hast. Zertifikate stammen von deinem Arbeitgeber, einem nationalen Ausweissystem oder einer kommerziellen Zertifizierungsstelle, meist als .pfx- oder .p12-Datei, die durch ein Passwort geschützt ist. Eine .pem-Datei funktioniert ebenfalls, wenn sie sowohl das Zertifikat als auch den privaten Schlüssel enthält. TokPDF kann keine Zertifikate ausstellen.

Die Signatur verwendet das weit unterstützte Format adbe.pkcs7.detached mit SHA-256. Dein PDF und dein privater Schlüssel bleiben im Browser. Die einzige Netzwerkanfrage, die das Tool eventuell stellt, dient dem Herunterladen der Aussteller-Zertifikate deines Zertifikats von der im Zertifikat hinterlegten Adresse, damit die Kette aufgebaut werden kann; diese Anfrage enthält weder das Dokument noch den Schlüssel.

In vielen Ländern ja, bei den meisten alltäglichen Verträgen. Die Vereinigten Staaten erkennen elektronische Signaturen nach dem bundesweiten ESIGN Act und dem einzelstaatlichen UETA an. Die eIDAS-Verordnung der EU definiert drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Nur eine qualifizierte Signatur wird EU-weit automatisch einer handschriftlichen gleichgestellt, und sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat und eine Signaturerstellungseinheit, die TokPDF nicht bereitstellt.

Jedes System hat Ausnahmen. Testamente, manche Immobilien- und familienrechtlichen Dokumente und alles, was einen Notar oder Zeugen braucht, verlangen oft die eigenhändige Unterschrift mit Tinte oder ein bestimmtes Verfahren. Die Gültigkeit hängt außerdem davon ab, nachweisen zu können, wer unterschrieben hat und dass er das beabsichtigte. Steht viel auf dem Spiel, frage die andere Partei, welche Signatur sie akzeptiert, oder sprich mit einer Anwältin oder einem Anwalt in deinem Rechtsraum.