Cómo firmar un PDF: firmas dibujadas, escritas y digitales

Si alguien te envió un contrato de alquiler, una carta de oferta o una autorización y te pidió que lo firmaras y se lo devolvieras, lo que esperan casi siempre es una firma visible. Si un portal, una licitación o un sistema de facturación electrónica te pide una firma hecha con un certificado, o menciona PAdES, PKCS#7 o una firma cualificada, necesitas una firma digital y el certificado adecuado.

Firmar PDF abre tu documento en un visor con una herramienta de firma. Funciona en tu navegador, y ni el documento ni tu firma se suben a ningún servidor.

Si marcas la opción de guardar, la firma se almacena en el visor para la próxima vez, hasta cinco. La biblioteca de firmas guarda hasta 20 más y te permite descargar una como PNG o copiarla al portapapeles. Ambas se guardan en el almacenamiento local de tu navegador, solo en este dispositivo. No se sincronizan con otros dispositivos, y si borras los datos del sitio en tu navegador, desaparecen. En un ordenador compartido o público, elimina tus firmas guardadas antes de irte.

Una firma visible se guarda como una anotación de firma: un dibujo vectorial colocado encima de la página. No se fusiona con el contenido de la página. Eso tiene dos consecuencias. Cualquiera con un editor que admita anotaciones podría moverla o borrarla, y nada en el archivo registra quién la añadió ni cuándo.

Para la mayor parte del papeleo cotidiano, eso no es un problema, porque la prueba de que estuviste de acuerdo es el intercambio de correos y el documento devuelto, no los píxeles. Si quieres que la firma quede fijada en la página para que no se pueda arrastrar, imprime el PDF firmado a un PDF nuevo con la impresora “Guardar como PDF” de tu sistema. Si necesitas una prueba de que el documento no se alteró, usa una firma digital.

Firma Digital firma un PDF con un certificado que ya tienes. Los certificados los proporcionan tu empresa, un sistema nacional de identidad o una autoridad de certificación comercial, normalmente como un archivo .pfx o .p12 protegido con contraseña. También sirve un archivo .pem si contiene tanto el certificado como la clave privada. TokPDF no puede emitir certificados.

La firma usa el formato adbe.pkcs7.detached, muy extendido, con SHA-256. Tu PDF y tu clave privada se quedan en el navegador. La única petición de red que puede hacer la herramienta es para descargar los certificados del emisor de tu certificado desde la dirección escrita dentro del propio certificado, y así poder construir la cadena; esa petición no contiene ni el documento ni la clave.

En muchos países, sí, para la mayoría de los contratos cotidianos. Estados Unidos reconoce las firmas electrónicas con la ley federal ESIGN y la UETA a nivel estatal. El reglamento eIDAS de la UE define tres niveles: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. Solo la firma cualificada se equipara automáticamente a la manuscrita en toda la UE, y exige un certificado cualificado y un dispositivo de firma que TokPDF no proporciona.

Todo sistema tiene excepciones. Los testamentos, algunos documentos de propiedad y de derecho de familia, y cualquier cosa que requiera notario o testigos suelen exigir tinta sobre papel o un procedimiento concreto. La validez también depende de poder demostrar quién firmó y que tenía intención de hacerlo. Si hay mucho en juego, pregunta a la otra parte qué firma acepta o consulta con un abogado de tu jurisdicción.