«Firma questo PDF» può significare due cose molto diverse. Il più delle volte significa apporre la tua firma sulla pagina, l’equivalente elettronico della penna sulla carta. A volte, di solito in ambito aziendale, pubblico o regolamentato, significa una firma digitale: un sigillo crittografico apposto con un certificato, che dimostra chi ha firmato e mostra se il file è cambiato dopo.
TokPDF ha uno strumento per ciascuna. Questa guida spiega come usarle entrambe, che cosa dimostra davvero ognuna e i punti legali generali che vale la pena conoscere. È una guida pratica, non una consulenza legale.
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Di quale tipo di firma hai bisogno?
Se qualcuno ti ha inviato un contratto di locazione, una lettera di assunzione o un’autorizzazione e ti ha chiesto di firmarlo e restituirlo, quasi sempre si aspetta una firma visibile. Se un portale, una gara d’appalto o un sistema di fatturazione elettronica richiede una firma apposta con un certificato, o cita PAdES, PKCS#7 o una firma qualificata, ti serve una firma digitale e il certificato giusto.
| Firma visibile (Firma PDF) | Firma digitale (Firma Digitale) | |
|---|---|---|
| Che cosa aggiungi | Una firma disegnata, digitata o da immagine sulla pagina | Una firma crittografica con il tuo certificato, eventualmente con un timbro visibile |
| Che cosa dimostra | Che qualcuno ha apposto questo segno; da sola, molto poco | Quale certificato ha firmato e se il file è cambiato dopo la firma |
| Che cosa ti serve | Niente | Un file di certificato (.pfx, .p12 o .pem) e la sua password |
| Uso tipico | Moduli quotidiani, lettere, contratti semplici | Pratiche ufficiali, contratti B2B, documenti che devono rendere evidente ogni manomissione |
Aggiungere una firma disegnata, digitata o da immagine
Firma PDF apre il documento in un visualizzatore con uno strumento per la firma. Funziona nel browser e né il documento né la firma vengono caricati.
Apri Firma PDF e aggiungi il documento.
Clicca sul pulsante della firma nella barra degli strumenti e crea una firma. Digita il tuo nome e scegli uno dei vari font in stile calligrafico e un colore; Disegna con mouse, trackpad o dito, con spessore della linea regolabile; oppure usa Immagine per aggiungere una foto della tua vera firma.
Clicca sulla pagina dove deve andare la firma, poi trascina gli angoli per ridimensionarla. Aggiungi tutte le firme o sigle che ti servono, su qualsiasi pagina.
Clicca su Salva PDF firmato per scaricare la copia firmata.
Riutilizzare una firma
Spuntando l’opzione di salvataggio, una firma viene memorizzata nel visualizzatore per la volta successiva, fino a cinque. La Libreria firme ne conserva altre 20 e ti permette di scaricarne una come PNG o di copiarla negli appunti. Entrambe sono conservate nella memoria locale del tuo browser, solo su questo dispositivo. Non si sincronizzano con altri dispositivi e cancellare i dati dei siti del browser le elimina. Su un computer condiviso o pubblico, elimina le firme salvate prima di andartene.
Che cosa non fa una firma visibile
Una firma visibile viene salvata come annotazione di firma: un disegno vettoriale collocato sopra la pagina. Non è fusa nel contenuto della pagina. Questo ha due conseguenze. Chiunque abbia un editor in grado di gestire le annotazioni potrebbe spostarla o eliminarla, e nulla nel file registra chi l’ha aggiunta o quando.
Per la maggior parte delle pratiche quotidiane va bene, perché la prova che hai dato il tuo consenso è lo scambio di email e il documento restituito, non i pixel. Se vuoi che la firma sia fissata nella pagina in modo che non si possa spostare, stampa il PDF firmato in un nuovo PDF con la stampante «Salva come PDF» del sistema. Se ti serve la prova che il documento non è stato alterato, usa invece una firma digitale.
Firmare con un certificato digitale
Firma Digitale firma un PDF con un certificato che hai già. I certificati vengono dal tuo datore di lavoro, da un sistema nazionale di identità o da un’autorità di certificazione commerciale, di solito come file .pfx o .p12 protetto da password. Funziona anche un file .pem se contiene sia il certificato sia la chiave privata. TokPDF non può emettere certificati.
La firma usa il formato adbe.pkcs7.detached, molto diffuso, con SHA-256. Il PDF e la chiave privata restano nel browser. L’unica richiesta di rete che lo strumento può fare serve a scaricare i certificati dell’emittente del tuo certificato dall’indirizzo scritto al suo interno, per costruire la catena; quella richiesta non contiene né il documento né la chiave.
Apri Firma Digitale, aggiungi il PDF, poi aggiungi il file del certificato e inserisci la sua password. TokPDF mostra il titolare del certificato e le date di validità, e ti avvisa se è scaduto.
Se vuoi, compila Motivo, Luogo e Informazioni di contatto. Vengono memorizzati nella firma e mostrati dai lettori PDF.
Spunta Aggiungi firma visibile se vuoi un timbro sulla pagina. Posizione e dimensione sono in punti PDF, con X e Y misurate dall’angolo in alto a sinistra della pagina; una pagina A4 misura circa 595 × 842 punti, quindi il valore Y predefinito di 700 colloca il timbro verso il fondo. Consigliamo di collocare il timbro visibile sulla prima pagina.
Firma e scarica. Apri il risultato in Adobe Acrobat Reader e controlla il pannello delle firme.
Limiti delle firme digitali di TokPDF
- Nessuna marca temporale attendibile. L’ora della firma proviene dall’orologio del tuo computer, non da un’autorità di marcatura temporale. I flussi di lavoro che richiedono un server di marca temporale o dati di validazione a lungo termine (LTV) hanno bisogno di un prodotto di firma dedicato.
- Non PAdES. Alcuni sistemi di e-government dell’UE richiedono il formato PAdES (ETSI.CAdES.detached). Controlla i requisiti prima di affidarti a TokPDF per questi casi.
- L’affidabilità dipende dal certificato. Un certificato autofirmato o interno a un’azienda risulterà come «validità sconosciuta» in Acrobat finché il destinatario non lo considera attendibile.
- Firma per ultimo. Qualsiasi modifica dopo la firma, compresa l’aggiunta di una firma visibile o la compilazione di un campo modulo, rompe la firma digitale. Completa prima ogni altra modifica.
Le firme elettroniche hanno valore legale?
In molti paesi sì, per la maggior parte dei contratti quotidiani. Gli Stati Uniti riconoscono le firme elettroniche con l’ESIGN Act federale e con l’UETA a livello statale. Il regolamento eIDAS dell’UE definisce tre livelli: firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate. Solo una firma qualificata è automaticamente equiparata a una firma autografa in tutta l’UE, e richiede un certificato qualificato e un dispositivo di firma che TokPDF non fornisce.
Ogni ordinamento ha eccezioni. Testamenti, alcuni atti immobiliari e di diritto di famiglia e tutto ciò che richiede un notaio o un testimone spesso richiedono l’inchiostro o una procedura specifica. La validità dipende anche dalla possibilità di dimostrare chi ha firmato e che intendeva farlo. Quando la posta in gioco è alta, chiedi all’altra parte quale firma accetta, oppure rivolgiti a un avvocato della tua giurisdizione.
Domande frequenti
Una firma digitata è valida?
La mia firma viene caricata o conservata da TokPDF?
Posso firmare un PDF dal telefono?
Come verifico una firma digitale?
Perché modificare il PDF rompe la firma?
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