Jak podpisać PDF: podpis elektroniczny a cyfrowy

„Podpisz ten PDF” może oznaczać dwie zupełnie różne rzeczy. Najczęściej chodzi o umieszczenie podpisu na stronie, czyli elektroniczny odpowiednik pióra na papierze. Czasem, zwykle w pracy biznesowej, urzędowej lub regulowanej, chodzi o podpis cyfrowy: kryptograficzną pieczęć złożoną za pomocą certyfikatu, która potwierdza, kto podpisał, i pokazuje, czy plik został później zmieniony.

TokPDF ma narzędzie do każdego z nich. Ten poradnik wyjaśnia, jak używać obu, co każdy z nich faktycznie potwierdza, oraz omawia ogólne kwestie prawne, które warto znać. To praktyczne wskazówki, a nie porada prawna.

Wypróbuj teraz

Otwiera narzędzie w przeglądarce. Bez rejestracji.

Otwórz: Podpisz PDF Otwórz: Podpis cyfrowy

Jakiego rodzaju podpisu potrzebujesz?

Jeśli ktoś przysłał Ci umowę najmu, ofertę pracy lub zgodę i poprosił o podpisanie i odesłanie, niemal zawsze oczekuje podpisu widocznego. Jeśli portal, przetarg lub system e-fakturowania wymaga podpisu złożonego za pomocą certyfikatu albo wspomina o PAdES, PKCS#7 lub podpisie kwalifikowanym, potrzebujesz podpisu cyfrowego i odpowiedniego certyfikatu.

	Podpis widoczny (Podpisz PDF)	Podpis cyfrowy (Podpis cyfrowy)
Co dodajesz	Narysowany, wpisany lub obrazkowy podpis na stronie	Podpis kryptograficzny z użyciem Twojego certyfikatu, opcjonalnie z widoczną pieczątką
Co potwierdza	Że ktoś umieścił ten znak; sam w sobie bardzo niewiele	Który certyfikat podpisał i czy plik zmieniono po podpisaniu
Czego potrzebujesz	Niczego	Pliku certyfikatu (.pfx, .p12 lub .pem) i jego hasła
Typowe zastosowanie	Codzienne formularze, pisma, proste umowy	Zgłoszenia urzędowe, umowy B2B, dokumenty, które muszą wykazywać ślady manipulacji

Dodawanie podpisu narysowanego, wpisanego lub z obrazu

Podpisz PDF otwiera dokument w przeglądarce z narzędziem do podpisu. Działa w przeglądarce, a ani dokument, ani Twój podpis nie są przesyłane.

Otwórz Podpisz PDF i dodaj dokument.
Kliknij przycisk podpisu na pasku narzędzi i utwórz podpis. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz wybierz jedną z kilku czcionek imitujących pismo odręczne i kolor; Narysuj myszą, gładzikiem lub palcem, z regulowaną grubością linii; albo użyj opcji Obraz, aby dodać zdjęcie swojego prawdziwego podpisu.
Kliknij stronę, na której ma się znaleźć podpis, a potem przeciągnij jego rogi, aby zmienić rozmiar. Dodaj tyle podpisów lub parafek, ile potrzebujesz, na dowolnej stronie.
Kliknij Zapisz podpisany PDF, aby pobrać podpisaną kopię.

Ponowne użycie podpisu

Zaznaczenie opcji zapisu przechowuje podpis w przeglądarce na następny raz, do pięciu. Biblioteka podpisów mieści jeszcze do 20 i pozwala pobrać podpis jako PNG lub skopiować go do schowka. Oba zbiory są trzymane w pamięci lokalnej przeglądarki, tylko na tym urządzeniu. Nie synchronizują się z innymi urządzeniami, a wyczyszczenie danych witryn w przeglądarce je usuwa. Na komputerze współdzielonym lub publicznym usuń zapisane podpisy, zanim odejdziesz.

Czego podpis widoczny nie robi

Podpis widoczny jest zapisywany jako adnotacja podpisu: rysunek wektorowy umieszczony na wierzchu strony. Nie jest scalany z treścią strony. Ma to dwie konsekwencje. Każdy, kto ma edytor obsługujący adnotacje, mógłby go przesunąć lub usunąć, a nic w pliku nie rejestruje, kto go dodał ani kiedy.

W większości codziennych formalności to wystarcza, bo dowodem, że wyraziłeś zgodę, jest wymiana e-maili i odesłany dokument, a nie same piksele. Jeśli chcesz, aby podpis był na stałe wtopiony w stronę i nie dało się go przesuwać, wydrukuj podpisany PDF do nowego PDF-a za pomocą systemowej drukarki „Zapisz jako PDF”. Jeśli potrzebujesz dowodu, że dokument nie został zmieniony, użyj zamiast tego podpisu cyfrowego.

Podpisywanie certyfikatem cyfrowym

Podpis cyfrowy podpisuje PDF certyfikatem, który już masz. Certyfikaty pochodzą od pracodawcy, krajowego systemu identyfikacji lub komercyjnego urzędu certyfikacji, zwykle jako plik .pfx lub .p12 chroniony hasłem. Działa też plik .pem, jeśli zawiera zarówno certyfikat, jak i klucz prywatny. TokPDF nie może wystawiać certyfikatów.

Podpis używa powszechnie obsługiwanego formatu adbe.pkcs7.detached z SHA-256. Twój PDF i klucz prywatny pozostają w przeglądarce. Jedyne żądanie sieciowe, jakie narzędzie może wykonać, to pobranie certyfikatów wystawcy Twojego certyfikatu z adresu zapisanego w certyfikacie, aby zbudować łańcuch; to żądanie nie zawiera ani dokumentu, ani klucza.

Otwórz Podpis cyfrowy, dodaj PDF, a potem dodaj plik certyfikatu i wpisz jego hasło. TokPDF pokazuje właściciela certyfikatu i daty ważności oraz ostrzega, jeśli certyfikat wygasł.
Opcjonalnie wypełnij Powód, Lokalizacja i Dane kontaktowe. Są zapisywane w podpisie i wyświetlane przez czytniki PDF.
Zaznacz Dodaj widoczny podpis, jeśli chcesz mieć pieczątkę na stronie. Położenie i rozmiar podaje się w punktach PDF, z X i Y liczonymi od lewego górnego rogu strony; strona A4 ma około 595 × 842 punktów, więc domyślne Y równe 700 umieszcza pieczątkę blisko dołu. Zalecamy umieszczenie widocznej pieczątki na pierwszej stronie.
Podpisz i pobierz. Otwórz wynik w Adobe Acrobat Reader i sprawdź panel podpisów.

Ograniczenia podpisów cyfrowych w TokPDF

Brak zaufanego znacznika czasu. Czas podpisania pochodzi z zegara Twojego komputera, a nie z urzędu znakowania czasem. Procesy wymagające serwera znaczników czasu lub danych walidacji długoterminowej (LTV) wymagają dedykowanego produktu do podpisywania.
To nie PAdES. Niektóre unijne systemy e-administracji wymagają formatu PAdES (ETSI.CAdES.detached). Sprawdź wymagania, zanim zdecydujesz się na TokPDF w takich przypadkach.
Zaufanie zależy od certyfikatu. Certyfikat z własnym podpisem lub wewnętrzny certyfikat firmowy będzie w Acrobacie pokazywany jako „ważność nieznana”, dopóki odbiorca mu nie zaufa.
Podpisuj na końcu. Każda zmiana po podpisaniu, w tym dodanie widocznego podpisu lub wypełnienie pola formularza, łamie podpis cyfrowy. Najpierw zakończ wszystkie pozostałe edycje.

Czy podpisy elektroniczne są prawnie wiążące?

W wielu krajach tak, w przypadku większości codziennych umów. Stany Zjednoczone uznają podpisy elektroniczne na podstawie federalnej ustawy ESIGN i stanowej ustawy UETA. Unijne rozporządzenie eIDAS definiuje trzy poziomy: podpis elektroniczny zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Tylko podpis kwalifikowany jest w całej UE automatycznie traktowany na równi z własnoręcznym i wymaga certyfikatu kwalifikowanego oraz urządzenia do składania podpisu, których TokPDF nie zapewnia.

Każdy system ma wyjątki. Testamenty, niektóre dokumenty dotyczące nieruchomości i prawa rodzinnego oraz wszystko, co wymaga notariusza lub świadka, często wymagają podpisu odręcznego na papierze lub określonej procedury. Ważność zależy też od wykazania, kto podpisał i że miał taki zamiar. Gdy stawka jest wysoka, zapytaj drugą stronę, jaki podpis akceptuje, albo skonsultuj się z prawnikiem w swojej jurysdykcji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy podpis wpisany jest ważny?

Często tak. Wiele przepisów, w tym amerykańska ustawa ESIGN i unijne rozporządzenie eIDAS, akceptuje zwykłe podpisy elektroniczne, a wpisane imię i nazwisko może nim być. Liczy się to, czy potrafisz wykazać, kto podpisał i że miał taki zamiar. Niektóre dokumenty nadal wymagają podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego.

Czy mój podpis jest przesyłany lub przechowywany przez TokPDF?

Nie. Podpisy są tworzone i umieszczane w Twojej przeglądarce. Zapisane podpisy znajdują się w pamięci lokalnej przeglądarki na Twoim urządzeniu, a nie na serwerach TokPDF.

Czy mogę podpisać PDF na telefonie?

Tak. Podpisz PDF działa w przeglądarkach mobilnych, a rysowanie palcem zwykle daje bardziej naturalny podpis niż mysz.

Jak zweryfikować podpis cyfrowy?

Otwórz plik w Adobe Acrobat Reader lub innym czytniku z panelem podpisów. Sprawdza on kryptografię i to, czy dokument zmieniono po podpisaniu, oraz informuje, czy ufa certyfikatowi.

Dlaczego edycja PDF łamie podpis?

Podpis cyfrowy obejmuje dokładne bajty pliku w chwili podpisania. Każda późniejsza zmiana sprawia, że podpisana wersja różni się od bieżącej, co czytniki zgłaszają jako zmodyfikowany lub nieprawidłowy podpis. Podpisuj jako absolutnie ostatni krok.