Como assinar um PDF: assinaturas desenhadas, digitadas e digitais

Se alguém lhe enviou um contrato de aluguel, uma carta-proposta ou uma autorização e pediu que você assinasse e devolvesse, uma assinatura visível quase sempre é o que esperam. Se um portal, uma licitação ou um sistema de nota fiscal eletrônica pede uma assinatura feita com certificado, ou menciona PAdES, PKCS#7 ou assinatura qualificada, você precisa de uma assinatura digital e do certificado certo.

O Assinar PDF abre o documento em um visualizador com uma ferramenta de assinatura. Funciona no navegador, e nem o documento nem a sua assinatura são enviados.

Marcar a opção de salvar guarda a assinatura no visualizador para a próxima vez, até cinco. A Biblioteca de assinaturas guarda até 20 a mais e permite baixar uma como PNG ou copiá-la para a área de transferência. Ambas ficam no armazenamento local do navegador, somente neste dispositivo. Não são sincronizadas com outros dispositivos, e limpar os dados do site no navegador as apaga. Em um computador compartilhado ou público, exclua suas assinaturas salvas antes de sair.

Uma assinatura visível é salva como uma anotação de assinatura: um desenho vetorial colocado sobre a página. Ela não é fundida ao conteúdo da página. Isso tem duas consequências. Qualquer pessoa com um editor que aceite anotações poderia movê-la ou excluí-la, e nada no arquivo registra quem a adicionou nem quando.

Para a maior parte da papelada do dia a dia, isso basta, porque a prova de que você concordou é a troca de e-mails e o documento devolvido, não os pixels. Se quiser a assinatura fixa na página, de modo que não possa ser arrastada, imprima o PDF assinado em um novo PDF com a impressora “Salvar como PDF” do seu sistema. Se precisar de prova de que o documento não foi alterado, use uma assinatura digital.

A Assinatura Digital assina um PDF com um certificado que você já tem. Os certificados vêm do seu empregador, de um programa nacional de identidade ou de uma autoridade certificadora comercial, geralmente como um arquivo .pfx ou .p12 protegido por senha. Um arquivo .pem também serve, se contiver o certificado e a chave privada. O TokPDF não emite certificados.

A assinatura usa o formato adbe.pkcs7.detached, amplamente compatível, com SHA-256. O PDF e a chave privada ficam no navegador. A única requisição de rede que a ferramenta pode fazer é para baixar os certificados do emissor do seu certificado, a partir do endereço gravado dentro dele, para montar a cadeia; essa requisição não contém nem o documento nem a chave.

Em muitos países, sim, para a maioria dos contratos do dia a dia. Os Estados Unidos reconhecem assinaturas eletrônicas pela lei federal ESIGN e pela UETA em nível estadual. O regulamento eIDAS da UE define três níveis: assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas. Só a assinatura qualificada é automaticamente tratada como equivalente à manuscrita em toda a UE, e ela exige um certificado qualificado e um dispositivo de assinatura que o TokPDF não fornece.

Todo sistema tem exceções. Testamentos, alguns documentos de propriedade e de direito de família, e qualquer coisa que exija cartório ou testemunha muitas vezes pedem tinta no papel ou um procedimento específico. A validade também depende de provar quem assinou e que tinha a intenção de assinar. Quando há muito em jogo, pergunte à outra parte qual assinatura ela aceita ou consulte um advogado da sua jurisdição.