Cum semnezi un PDF: semnătură electronică vs digitală

„Semnează acest PDF” poate însemna două lucruri foarte diferite. De cele mai multe ori înseamnă să-ți pui semnătura pe pagină, echivalentul electronic al pixului pe hârtie. Uneori, de obicei în mediul de afaceri, la instituții publice sau în domenii reglementate, înseamnă o semnătură digitală: un sigiliu criptografic făcut cu un certificat, care dovedește cine a semnat și arată dacă fișierul a fost modificat ulterior.

TokPDF are câte un instrument pentru fiecare. Acest ghid explică cum le folosești pe amândouă, ce dovedește de fapt fiecare și care sunt principalele aspecte juridice generale. Este un îndrumar practic, nu consultanță juridică.

Încearcă acum

Deschide instrumentul în browser. Fără înregistrare.

Deschide Semnează PDF Deschide Semnătură digitală PDF

Ce fel de semnătură ai nevoie?

Dacă cineva ți-a trimis un contract de închiriere, o ofertă de angajare sau o declarație și ți-a cerut să o semnezi și să o returnezi, o semnătură vizibilă este aproape întotdeauna ce se așteaptă. Dacă un portal, o licitație sau un sistem de facturare electronică cere o semnătură făcută cu un certificat sau menționează PAdES, PKCS#7 ori o semnătură calificată, ai nevoie de o semnătură digitală și de certificatul potrivit.

	Semnătură vizibilă (Semnează PDF)	Semnătură digitală (Semnătură digitală PDF)
Ce adaugi	O semnătură desenată, tastată sau din imagine pe pagină	O semnătură criptografică făcută cu certificatul tău, opțional cu o ștampilă vizibilă
Ce dovedește	Că cineva a pus acest semn; singură, foarte puțin	Ce certificat a semnat și dacă fișierul s-a modificat după semnare
De ce ai nevoie	De nimic	De un fișier de certificat (.pfx, .p12 sau .pem) și de parola lui
Utilizare tipică	Formulare, scrisori, contracte simple de zi cu zi	Depuneri oficiale, contracte B2B, documente care trebuie să arate dacă au fost alterate

Adaugă o semnătură desenată, tastată sau din imagine

Semnează PDF deschide documentul într-un vizualizator cu instrument de semnare. Funcționează în browser, iar nici documentul, nici semnătura ta nu sunt încărcate.

Deschide Semnează PDF și adaugă documentul.
Apasă butonul de semnătură din bara de instrumente și creează o semnătură. Tastează numele și alege unul dintre mai multe fonturi în stil scris de mână și o culoare; Desenează cu mouse-ul, touchpadul sau degetul, cu grosime reglabilă a liniei; sau folosește Imagine ca să adaugi o poză cu semnătura ta reală.
Apasă pe pagina unde trebuie să fie semnătura, apoi trage de colțuri ca să o redimensionezi. Adaugă câte semnături sau inițiale ai nevoie, pe orice pagină.
Apasă Salvează PDF-ul semnat pentru a descărca copia semnată.

Reutilizarea unei semnături

Dacă bifezi opțiunea de salvare, o semnătură este stocată în vizualizator pentru data viitoare, până la cinci. Biblioteca de semnături păstrează până la 20 în plus și îți permite să descarci una ca PNG sau să o copiezi în clipboard. Ambele sunt păstrate în stocarea locală a browserului, doar pe acest dispozitiv. Nu se sincronizează cu alte dispozitive, iar ștergerea datelor site-ului din browser le șterge. Pe un computer comun sau public, șterge semnăturile salvate înainte să pleci.

Ce nu face o semnătură vizibilă

O semnătură vizibilă este salvată ca adnotare de semnătură: un desen vectorial plasat deasupra paginii. Nu este îmbinată în conținutul paginii. Asta are două consecințe. Oricine are un editor care acceptă adnotări o poate muta sau șterge, iar nimic din fișier nu înregistrează cine a adăugat-o sau când.

Pentru majoritatea actelor obișnuite este în regulă, deoarece dovada că ai fost de acord este schimbul de e-mailuri și documentul returnat, nu pixelii. Dacă vrei ca semnătura să fie fixată în pagină, ca să nu poată fi mutată, tipărește PDF-ul semnat într-un PDF nou cu imprimanta „Salvează ca PDF” a sistemului. Dacă ai nevoie de dovada că documentul nu a fost alterat, folosește în schimb o semnătură digitală.

Semnează cu un certificat digital

Semnătură digitală PDF semnează un PDF cu un certificat pe care îl ai deja. Certificatele vin de la angajator, de la o schemă națională de identitate sau de la o autoritate de certificare comercială, de obicei ca fișier .pfx sau .p12 protejat cu parolă. Funcționează și un fișier .pem, dacă conține atât certificatul, cât și cheia privată. TokPDF nu poate emite certificate.

Semnătura folosește formatul larg acceptat adbe.pkcs7.detached cu SHA-256. PDF-ul și cheia ta privată rămân în browser. Singura cerere de rețea pe care o poate face instrumentul este pentru a descărca certificatele emitentului tău de la adresa scrisă în certificat, ca să construiască lanțul; această cerere nu conține nici documentul, nici cheia.

Deschide Semnătură digitală PDF, adaugă PDF-ul, apoi adaugă fișierul de certificat și introdu parola lui. TokPDF afișează titularul certificatului și datele de valabilitate și avertizează dacă a expirat.
Opțional, completează Motiv, Locație și Date de contact. Ele sunt stocate în semnătură și afișate de cititoarele PDF.
Bifează Adaugă semnătură vizibilă dacă vrei o ștampilă pe pagină. Poziția și dimensiunea sunt în puncte PDF, cu X și Y măsurate din colțul stânga-sus al paginii; o pagină A4 are aproximativ 595 × 842 puncte, deci valoarea implicită Y de 700 plasează ștampila aproape de partea de jos. Recomandăm plasarea ștampilei vizibile pe prima pagină.
Semnează și descarcă. Deschide rezultatul în Adobe Acrobat Reader și verifică panoul de semnături.

Limitele semnăturilor digitale din TokPDF

Fără marcă temporală de încredere. Ora semnării provine de la ceasul computerului tău, nu de la o autoritate de marcare temporală. Fluxurile care cer un server de marcă temporală sau date de validare pe termen lung (LTV) necesită un produs de semnare dedicat.
Nu este PAdES. Unele sisteme de e-guvernare din UE cer formatul PAdES (ETSI.CAdES.detached). Verifică cerințele înainte să te bazezi pe TokPDF pentru ele.
Încrederea depinde de certificat. Un certificat autosemnat sau intern al unei companii va apărea în Acrobat ca „valabilitate necunoscută” până când destinatarul are încredere în el.
Semnează la final. Orice modificare după semnare, inclusiv adăugarea unei semnături vizibile sau completarea unui câmp de formular, invalidează semnătura digitală. Termină mai întâi toate celelalte editări.

Sunt semnăturile electronice obligatorii din punct de vedere juridic?

În multe țări, da, pentru majoritatea contractelor obișnuite. Statele Unite recunosc semnăturile electronice prin legea federală ESIGN și prin UETA la nivel de stat. Regulamentul eIDAS al UE definește trei niveluri: semnături electronice simple, avansate și calificate. Doar o semnătură calificată este tratată automat ca echivalentă cu una olografă în toată UE, iar ea necesită un certificat calificat și un dispozitiv de semnare pe care TokPDF nu le oferă.

Fiecare sistem are excepții. Testamentele, unele documente de proprietate și de dreptul familiei și orice necesită notar sau martor cer adesea semnătură cu cerneală sau o procedură specifică. Valabilitatea depinde și de dovada cine a semnat și că a avut intenția să semneze. Când miza este mare, întreabă cealaltă parte ce semnătură acceptă sau consultă un avocat din jurisdicția ta.

Întrebări frecvente

Este valabilă o semnătură tastată?

Adesea, da. Multe legi, inclusiv ESIGN din SUA și regulamentul eIDAS al UE, acceptă semnăturile electronice simple, iar un nume tastat poate fi una. Contează să poți arăta cine a semnat și că a avut intenția să semneze. Unele documente cer totuși o semnătură olografă sau calificată.

Semnătura mea este încărcată sau stocată de TokPDF?

Nu. Semnăturile sunt create și plasate în browserul tău. Semnăturile salvate se află în stocarea locală a browserului, pe dispozitivul tău, nu pe serverele TokPDF.

Pot semna un PDF de pe telefon?

Da. Semnează PDF funcționează în browserele de mobil, iar desenul cu degetul dă de obicei o semnătură mai naturală decât cu mouse-ul.

Cum verific o semnătură digitală?

Deschide fișierul în Adobe Acrobat Reader sau în alt cititor cu panou de semnături. Acesta verifică criptografia și dacă documentul s-a modificat după semnare și îți spune dacă are încredere în certificat.

De ce editarea PDF-ului meu strică semnătura?

O semnătură digitală acoperă exact octeții fișierului din momentul semnării. Orice modificare ulterioară face ca versiunea semnată să difere de cea curentă, iar cititoarele raportează o semnătură modificată sau invalidă. Semnează ca ultim pas.