״לחתום על ה-PDF הזה״ יכול להיות שני דברים שונים מאוד. ברוב המקרים הכוונה להניח את החתימה שלכם על העמוד, המקבילה האלקטרונית של עט על נייר. לפעמים, בדרך כלל בעבודה עסקית, ממשלתית או מוסדרת, הכוונה לחתימה דיגיטלית: חותם קריפטוגרפי שנוצר בעזרת תעודה, שמוכיח מי חתם ומראה אם הקובץ השתנה אחר כך.
ב-TokPDF יש כלי לכל אחת. המדריך הזה מסביר איך להשתמש בשתיהן, מה כל אחת מוכיחה בפועל, ומה הנקודות המשפטיות הכלליות שכדאי להכיר. זו הכוונה מעשית, לא ייעוץ משפטי.
איזה סוג חתימה אתם צריכים?
אם מישהו שלח לכם חוזה שכירות, מכתב הצעת עבודה או טופס אישור ביקש שתחתמו ותחזירו, חתימה גלויה היא כמעט תמיד מה שהוא מצפה לו. אם פורטל, מכרז או מערכת חשבוניות אלקטרוניות מבקשים חתימה שנעשתה עם תעודה, או מזכירים PAdES, PKCS#7 או חתימה מוכשרת, אתם צריכים חתימה דיגיטלית ואת התעודה הנכונה.
| חתימה גלויה (חתימה על PDF) | חתימה דיגיטלית (חתימה דיגיטלית) | |
|---|---|---|
| מה מוסיפים | חתימה מצוירת, מוקלדת או כתמונה על העמוד | חתימה קריפטוגרפית באמצעות התעודה שלכם, עם חותמת גלויה לבחירה |
| מה היא מוכיחה | שמישהו הניח את הסימן הזה; בפני עצמה, מעט מאוד | איזו תעודה חתמה, והאם הקובץ השתנה אחרי החתימה |
| מה צריך | כלום | קובץ תעודה (.pfx, .p12 או .pem) והסיסמה שלו |
| שימוש אופייני | טפסים יומיומיים, מכתבים, חוזים פשוטים | הגשות רשמיות, חוזים בין עסקים, מסמכים שחייבים להיות עמידים בפני זיוף |
הוספת חתימה מצוירת, מוקלדת או כתמונה
חתימה על PDF פותח את המסמך שלכם בתוכנת צפייה עם כלי חתימה. הכלי עובד בדפדפן, ולא המסמך ולא החתימה שלכם מועלים.
פתחו את חתימה על PDF והוסיפו את המסמך.
לחצו על כפתור החתימה בסרגל הכלים וצרו חתימה. הקלידו את שמכם ובחרו אחד מכמה גופנים בסגנון כתב יד וצבע; ציירו בעכבר, בלוח מגע או באצבע, עם עובי קו מתכוונן; או השתמשו בתמונה כדי להוסיף צילום של החתימה האמיתית שלכם.
לחצו על המקום בעמוד שבו החתימה צריכה להיות, ואז גררו את הפינות שלה כדי לשנות גודל. הוסיפו כמה חתימות או ראשי תיבות שצריך, בכל עמוד.
לחצו על שמירת PDF חתום כדי להוריד את העותק החתום.
שימוש חוזר בחתימה
סימון אפשרות השמירה מאחסן חתימה בתוכנת הצפייה לפעם הבאה, עד חמש. ספריית החתימות שומרת עד 20 נוספות ומאפשרת להוריד אחת כ-PNG או להעתיק אותה ללוח. שתיהן נשמרות באחסון המקומי של הדפדפן במכשיר הזה בלבד. הן לא מסונכרנות למכשירים אחרים, ומחיקת נתוני האתר של הדפדפן מוחקת אותן. במחשב משותף או ציבורי, מחקו את החתימות השמורות לפני שאתם עוזבים.
מה חתימה גלויה לא עושה
חתימה גלויה נשמרת כהערת חתימה: ציור וקטורי שמונח מעל העמוד. היא לא ממוזגת לתוכן העמוד. לכך יש שתי השלכות. כל מי שיש לו עורך שתומך בהערות יכול להזיז אותה או למחוק אותה, ושום דבר בקובץ לא מתעד מי הוסיף אותה ומתי.
ברוב הניירת היומיומית זה בסדר, כי הראיה שהסכמתם היא חילופי המיילים והמסמך שהוחזר, לא הפיקסלים. אם אתם רוצים שהחתימה תהיה קבועה בעמוד כך שאי אפשר לגרור אותה, הדפיסו את ה-PDF החתום ל-PDF חדש עם מדפסת ״שמירה כ-PDF״ של המערכת. אם אתם צריכים הוכחה שהמסמך לא שונה, השתמשו במקום זה בחתימה דיגיטלית.
חתימה עם תעודה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית חותמת על PDF בעזרת תעודה שכבר יש לכם. תעודות מגיעות מהמעסיק, מתוכנית זהות לאומית או מרשות אישורים מסחרית, בדרך כלל כקובץ בסיומת pfx או p12 שמוגן בסיסמה. קובץ בסיומת pem עובד גם הוא אם הוא מכיל גם את התעודה וגם את המפתח הפרטי. TokPDF לא יכול להנפיק תעודות.
החתימה משתמשת בפורמט adbe.pkcs7.detached הנתמך באופן נרחב עם SHA-256. ה-PDF והמפתח הפרטי שלכם נשארים בדפדפן. בקשת הרשת היחידה שהכלי עשוי לבצע היא הורדת תעודות המנפיק של התעודה שלכם מהכתובת הכתובה בתוך התעודה, כדי לבנות את שרשרת האמון; הבקשה הזו אינה מכילה לא את המסמך ולא את המפתח.
פתחו את חתימה דיגיטלית, הוסיפו את ה-PDF, ואז הוסיפו את קובץ התעודה והזינו את הסיסמה שלו. TokPDF מציג את בעל התעודה ואת תאריכי התוקף, ומזהיר אם היא פגה.
מלאו לפי רצון את סיבה, מיקום ופרטי קשר. הם נשמרים בחתימה ומוצגים על ידי קוראי PDF.
סמנו הוספת חתימה גלויה אם אתם רוצים חותמת על העמוד. המיקום והגודל הם בנקודות PDF, כש-X ו-Y נמדדים מהפינה השמאלית העליונה של העמוד; עמוד A4 הוא בערך 595 × 842 נקודות, ולכן ערך ברירת המחדל Y של 700 מציב את החותמת ליד התחתית. אנו ממליצים למקם את החותמת הגלויה בעמוד הראשון.
חתמו והורידו. פתחו את התוצאה ב-Adobe Acrobat Reader ובדקו את חלונית החתימות.
מגבלות החתימות הדיגיטליות של TokPDF
- אין חותמת זמן מהימנה. זמן החתימה מגיע משעון המחשב שלכם, לא מרשות חותמות זמן. תהליכים שדורשים שרת חותמות זמן או נתוני אימות לטווח ארוך (LTV) צריכים מוצר חתימה ייעודי.
- לא PAdES. מערכות ממשל אלקטרוני מסוימות באיחוד האירופי דורשות את הפורמט PAdES (ETSI.CAdES.detached). בדקו את הדרישות לפני שאתם נשענים על TokPDF במקרים כאלה.
- האמון תלוי בתעודה. תעודה בחתימה עצמית או תעודה פנימית של חברה תוצג כ״תוקף לא ידוע״ ב-Acrobat עד שהנמען יתחיל לסמוך עליה.
- חותמים אחרון. כל שינוי אחרי החתימה, כולל הוספת חתימה גלויה או מילוי שדה טופס, שובר את החתימה הדיגיטלית. סיימו קודם כל עריכה אחרת.
האם חתימות אלקטרוניות מחייבות מבחינה משפטית?
במדינות רבות, כן, ברוב החוזים היומיומיים. ארצות הברית מכירה בחתימות אלקטרוניות לפי חוק ESIGN הפדרלי וחוק UETA ברמת המדינות. תקנת eIDAS של האיחוד האירופי מגדירה שלוש רמות: חתימה אלקטרונית פשוטה, מתקדמת ומוכשרת. רק חתימה מוכשרת נחשבת אוטומטית שווה לחתימה בכתב יד בכל האיחוד, והיא דורשת תעודה מוכשרת והתקן חתימה ש-TokPDF אינו מספק.
בכל שיטה יש חריגים. צוואות, מסמכי מקרקעין ודיני משפחה מסוימים, וכל דבר שדורש נוטריון או עד, דורשים לא פעם דיו אמיתי או הליך מסוים. התוקף תלוי גם בהוכחה של מי חתם ושהייתה לו כוונה לחתום. כשהסיכון גבוה, שאלו את הצד השני איזו חתימה הוא מקבל, או התייעצו עם עורך דין בתחום השיפוט שלכם.