PDF ondertekenen: getekende, getypte en digitale handtekeningen uitgelegd

Als iemand je een huurcontract, een aanbiedingsbrief of een toestemmingsformulier stuurde met het verzoek te ondertekenen en terug te sturen, verwacht hij vrijwel altijd een zichtbare handtekening. Vraagt een portaal, een aanbesteding of een e-facturatiesysteem om een handtekening met een certificaat, of noemt het PAdES, PKCS#7 of een gekwalificeerde handtekening, dan heb je een digitale handtekening en het juiste certificaat nodig.

PDF ondertekenen opent je document in een viewer met een handtekeningtool. Het werkt in je browser en noch het document noch je handtekening wordt geüpload.

Als je de opslaanoptie aanvinkt, wordt een handtekening in de viewer bewaard voor de volgende keer, tot maximaal vijf. De Handtekeningenbibliotheek bewaart er nog eens maximaal 20 en laat je er een downloaden als PNG of naar het klembord kopiëren. Beide staan alleen in de lokale opslag van je browser op dit apparaat. Ze worden niet met andere apparaten gesynchroniseerd en als je de sitegegevens van je browser wist, zijn ze weg. Verwijder op een gedeelde of openbare computer je opgeslagen handtekeningen voordat je weggaat.

Een zichtbare handtekening wordt opgeslagen als handtekeningannotatie: een vectortekening die bovenop de pagina is geplaatst. Hij is niet samengevoegd met de pagina-inhoud. Dat heeft twee gevolgen. Iedereen met een editor die annotaties aankan, kan hem verplaatsen of verwijderen, en niets in het bestand legt vast wie hem heeft toegevoegd of wanneer.

Voor de meeste alledaagse papieren is dat prima, want het bewijs dat je akkoord ging is de e-mailwisseling en het teruggestuurde document, niet de pixels. Wil je de handtekening vastzetten in de pagina zodat hij niet meer versleept kan worden, print de ondertekende PDF dan naar een nieuwe PDF met de printer “Opslaan als PDF” van je systeem. Heb je bewijs nodig dat het document niet is gewijzigd, gebruik dan een digitale handtekening.

Digitale handtekening ondertekent een PDF met een certificaat dat je al hebt. Certificaten komen van je werkgever, een nationaal identiteitsstelsel of een commerciële certificaatautoriteit, meestal als .pfx- of .p12-bestand dat met een wachtwoord is beveiligd. Een .pem-bestand werkt ook als het zowel het certificaat als de privésleutel bevat. TokPDF kan geen certificaten uitgeven.

De handtekening gebruikt het breed ondersteunde formaat adbe.pkcs7.detached met SHA-256. Je PDF en privésleutel blijven in de browser. Het enige netwerkverzoek dat de tool kan doen, is het downloaden van de uitgevercertificaten van je certificaat vanaf het adres dat in het certificaat staat, om de keten op te bouwen; dat verzoek bevat noch het document noch de sleutel.

In veel landen wel, voor de meeste alledaagse contracten. De Verenigde Staten erkennen elektronische handtekeningen onder de federale ESIGN Act en de UETA op deelstaatniveau. De Europese eIDAS-verordening kent drie niveaus: gewone, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Alleen een gekwalificeerde handtekening wordt in de hele EU automatisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening, en daarvoor zijn een gekwalificeerd certificaat en een ondertekenmiddel nodig die TokPDF niet levert.

Elk stelsel kent uitzonderingen. Testamenten, sommige documenten uit het vastgoed- en familierecht en alles waarvoor een notaris of getuige nodig is, vereisen vaak een natte handtekening of een specifieke procedure. De geldigheid hangt er ook van af of je kunt bewijzen wie heeft ondertekend en dat diegene dat ook wilde. Staat er veel op het spel, vraag de andere partij dan welke handtekening zij accepteert, of raadpleeg een jurist in jouw rechtsgebied.