คำว่า เซ็น PDF นี้ อาจหมายถึงสองอย่างที่ต่างกันมาก ส่วนใหญ่หมายถึงการวางลายเซ็นของคุณลงบนหน้ากระดาษ ซึ่งเทียบเท่าการเซ็นด้วยปากกาบนกระดาษแบบอิเล็กทรอนิกส์ บางครั้ง มักเป็นงานธุรกิจ ราชการ หรืองานที่มีกฎควบคุม หมายถึง ลายเซ็นดิจิทัล คือตราผนึกเข้ารหัสที่สร้างด้วยใบรับรอง ซึ่งพิสูจน์ว่าใครเป็นผู้เซ็น และแสดงว่าไฟล์เปลี่ยนแปลงหลังจากนั้นหรือไม่
TokPDF มีเครื่องมือสำหรับทั้งสองแบบ คู่มือนี้อธิบายวิธีใช้ทั้งสองแบบ สิ่งที่แต่ละแบบพิสูจน์ได้จริง และประเด็นทางกฎหมายทั่วไปที่ควรรู้ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย
คุณต้องใช้ลายเซ็นแบบไหน
หากมีคนส่งสัญญาเช่า จดหมายเสนองาน หรือใบอนุญาตมาให้เซ็นแล้วส่งกลับ ลายเซ็นที่มองเห็นได้มักเป็นสิ่งที่เขาคาดหวังเกือบทุกครั้ง หากพอร์ทัล งานประมูล หรือระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ขอลายเซ็นที่สร้างด้วยใบรับรอง หรือกล่าวถึง PAdES, PKCS#7 หรือลายเซ็นระดับ qualified คุณต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัลและใบรับรองที่ถูกต้อง
| ลายเซ็นที่มองเห็นได้ (เซ็น PDF) | ลายเซ็นดิจิทัล (ลายเซ็นดิจิทัล PDF) | |
|---|---|---|
| สิ่งที่คุณเพิ่ม | ลายเซ็นที่เขียน พิมพ์ หรือเป็นรูปภาพบนหน้า | ลายเซ็นเข้ารหัสด้วยใบรับรองของคุณ และเลือกใส่ตราที่มองเห็นได้ |
| สิ่งที่พิสูจน์ได้ | ว่ามีคนวางเครื่องหมายนี้ ลำพังพิสูจน์ได้น้อยมาก | ใบรับรองใดเป็นผู้เซ็น และไฟล์เปลี่ยนแปลงหลังเซ็นหรือไม่ |
| สิ่งที่ต้องมี | ไม่ต้องมีอะไร | ไฟล์ใบรับรอง (.pfx, .p12 หรือ .pem) และรหัสผ่าน |
| การใช้งานทั่วไป | แบบฟอร์ม จดหมาย และสัญญาง่าย ๆ ในชีวิตประจำวัน | การยื่นเอกสารทางการ สัญญา B2B เอกสารที่ต้องตรวจจับการแก้ไขได้ |
เพิ่มลายเซ็นเขียน พิมพ์ หรือรูปภาพ
เซ็น PDF เปิดเอกสารของคุณในโปรแกรมดูที่มีเครื่องมือลายเซ็น ทำงานในเบราว์เซอร์ ทั้งเอกสารและลายเซ็นของคุณไม่ถูกอัปโหลด
เปิดเซ็น PDF แล้วเพิ่มเอกสารของคุณ
คลิกปุ่มลายเซ็นบนแถบเครื่องมือแล้วสร้างลายเซ็น Type พิมพ์ชื่อและเลือกฟอนต์ลายมือหลายแบบกับสี Draw วาดด้วยเมาส์ แทร็กแพด หรือนิ้ว ปรับความหนาของเส้นได้ หรือใช้ Image เพื่อเพิ่มรูปลายเซ็นจริงของคุณ
คลิกตำแหน่งบนหน้าที่ต้องการวางลายเซ็น แล้วลากมุมเพื่อปรับขนาด เพิ่มลายเซ็นหรืออักษรย่อได้เท่าที่ต้องการในทุกหน้า
คลิก Save Signed PDF เพื่อดาวน์โหลดสำเนาที่เซ็นแล้ว
ใช้ลายเซ็นซ้ำ
การติ๊กตัวเลือกบันทึกจะเก็บลายเซ็นไว้ในโปรแกรมดูสำหรับครั้งหน้า สูงสุดห้าลายเซ็น Signature library เก็บได้อีกถึง 20 ลายเซ็น และให้ดาวน์โหลดเป็น PNG หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด ทั้งสองเก็บในที่เก็บข้อมูลภายในเบราว์เซอร์ของคุณบนอุปกรณ์นี้เท่านั้น ไม่ซิงก์ไปอุปกรณ์อื่น และการล้างข้อมูลเว็บไซต์ของเบราว์เซอร์จะลบทิ้ง บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือสาธารณะ ให้ลบลายเซ็นที่บันทึกไว้ก่อนออกจากเครื่อง
สิ่งที่ลายเซ็นที่มองเห็นได้ไม่ทำ
ลายเซ็นที่มองเห็นได้ถูกบันทึกเป็นหมายเหตุประเภทลายเซ็น (annotation) ซึ่งเป็นภาพเวกเตอร์ที่วางทับบนหน้า ไม่ได้รวมเข้ากับเนื้อหาของหน้า ผลคือมีสองข้อ ใครก็ตามที่มีโปรแกรมแก้ไขที่รองรับ annotation ย้ายหรือลบลายเซ็นได้ และไม่มีอะไรในไฟล์บันทึกว่าใครเพิ่มเมื่อใด
สำหรับเอกสารทั่วไปส่วนใหญ่ถือว่าใช้ได้ เพราะหลักฐานว่าคุณตกลงคืออีเมลที่โต้ตอบกันและเอกสารที่ส่งกลับ ไม่ใช่พิกเซล หากต้องการให้ลายเซ็นติดตายกับหน้าเพื่อไม่ให้ลากย้ายได้ ให้พิมพ์ PDF ที่เซ็นแล้วเป็น PDF ใหม่ด้วยเครื่องพิมพ์ Save as PDF ของระบบ หากต้องการหลักฐานว่าเอกสารไม่ถูกแก้ไข ให้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลแทน
เซ็นด้วยใบรับรองดิจิทัล
ลายเซ็นดิจิทัล PDF เซ็น PDF ด้วยใบรับรองที่คุณมีอยู่แล้ว ใบรับรองมาจากนายจ้าง โครงการบัตรประชาชนของประเทศ หรือผู้ออกใบรับรองเชิงพาณิชย์ โดยมักเป็นไฟล์ .pfx หรือ .p12 ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ไฟล์ .pem ก็ใช้ได้หากมีทั้งใบรับรองและกุญแจส่วนตัว TokPDF ออกใบรับรองให้ไม่ได้
ลายเซ็นใช้รูปแบบ adbe.pkcs7.detached ที่รองรับกันกว้างขวาง พร้อม SHA-256 PDF และกุญแจส่วนตัวของคุณอยู่ในเบราว์เซอร์ คำขอเครือข่ายเพียงอย่างเดียวที่เครื่องมือนี้อาจทำคือดาวน์โหลดใบรับรองของผู้ออกใบรับรองจากที่อยู่ที่เขียนไว้ในใบรับรอง เพื่อสร้างสายใบรับรอง คำขอนั้นไม่มีทั้งเอกสารและกุญแจ
เปิดลายเซ็นดิจิทัล เพิ่ม PDF จากนั้นเพิ่มไฟล์ใบรับรองและใส่รหัสผ่าน TokPDF แสดงเจ้าของใบรับรองและวันที่มีผล และเตือนหากหมดอายุแล้ว
กรอก Reason, Location และ Contact Info ได้ตามต้องการ ข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บในลายเซ็นและแสดงโดยโปรแกรมอ่าน PDF
ติ๊ก Add visible signature หากต้องการตราบนหน้า ตำแหน่งและขนาดเป็นหน่วยพอยต์ของ PDF โดย X และ Y วัดจากมุมซ้ายบนของหน้า หน้า A4 กว้างประมาณ 595 × 842 พอยต์ ค่าเริ่มต้น Y ที่ 700 จึงวางตราไว้ใกล้ด้านล่าง เราแนะนำให้วางตราที่มองเห็นได้ไว้ที่หน้าแรก
เซ็นแล้วดาวน์โหลด เปิดผลลัพธ์ใน Adobe Acrobat Reader แล้วตรวจแผงลายเซ็น
ข้อจำกัดของลายเซ็นดิจิทัลใน TokPDF
- ไม่มีการประทับเวลาที่เชื่อถือได้ เวลาที่เซ็นมาจากนาฬิกาของคอมพิวเตอร์คุณ ไม่ใช่จากหน่วยงานประทับเวลา เวิร์กโฟลว์ที่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ประทับเวลาหรือข้อมูลตรวจสอบระยะยาว (LTV) ต้องใช้ผลิตภัณฑ์เซ็นเอกสารโดยเฉพาะ
- ไม่ใช่ PAdES ระบบอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐของ EU บางระบบกำหนดรูปแบบ PAdES (ETSI.CAdES.detached) ตรวจข้อกำหนดก่อนพึ่ง TokPDF สำหรับงานเหล่านั้น
- ความน่าเชื่อถือขึ้นกับใบรับรอง ใบรับรองที่ลงนามด้วยตนเองหรือใช้ภายในบริษัทจะแสดงเป็น validity unknown ใน Acrobat จนกว่าผู้รับจะเชื่อถือ
- เซ็นเป็นขั้นสุดท้าย การเปลี่ยนแปลงใด ๆ หลังเซ็น รวมถึงการเพิ่มลายเซ็นที่มองเห็นได้หรือการกรอกช่องแบบฟอร์ม จะทำให้ลายเซ็นดิจิทัลเสีย ให้แก้ไขอย่างอื่นให้เสร็จก่อน
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่
ในหลายประเทศ มี สำหรับสัญญาทั่วไปส่วนใหญ่ สหรัฐอเมริกายอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายสหพันธรัฐ ESIGN Act และ UETA ระดับรัฐ ข้อบังคับ eIDAS ของ EU กำหนดสามระดับ คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบ simple, advanced และ qualified มีเพียงลายเซ็นแบบ qualified ที่ถือว่าเทียบเท่าลายมือเขียนโดยอัตโนมัติทั่ว EU และต้องใช้ใบรับรองและอุปกรณ์เซ็นแบบ qualified ซึ่ง TokPDF ไม่ได้ให้บริการ
ทุกระบบมีข้อยกเว้น พินัยกรรม เอกสารด้านทรัพย์สินและครอบครัวบางประเภท และเอกสารที่ต้องใช้โนตารีหรือพยาน มักต้องเซ็นด้วยหมึกจริงหรือทำตามกระบวนการเฉพาะ ความสมบูรณ์ยังขึ้นกับการพิสูจน์ว่าใครเป็นผู้เซ็นและเขามีเจตนา เมื่อเดิมพันสูง ให้ถามอีกฝ่ายว่ารับลายเซ็นแบบใด หรือปรึกษาทนายความในเขตอำนาจของคุณ